9tot3 Vacaturebank Werktijden in overleg flexibel in tijd en plaats
Buitendienst en een digitale werkbon
Werk je met een buitendienst, dan zijn werkbonnen aan de orde van de dag. Op deze manier kunnen medewerkers die planning of administratie doen immers het beste hun werk doen. Maar papieren werkbonnen zijn niet de meest efficiënte manier hiervoor, omdat de verwerking hiervan relatief veel tijd kost. Daarnaast kan het voorkomen dat de planner of administrateur de buitendienstmedewerker moet aansporen om de werkbon aan te leveren. Dat terwijl het tegenwoordig gewoon mogelijk is te werken met digitale werkbonnen, bijvoorbeeld met een werkbon app van OutSmart. Buitendienst en een digitale werkbon? Wij zetten de zes voordelen van de digitale werkbon voor je op een rijtje.
1. Geen dubbele handelingen nodig
Vaak levert bij ouderwetse boekhouding met papieren werkbonnen het klaarmaken, invullen en registreren van de bonnen veel dubbele handelingen op. Dit is met digitale werkbonnen niet meer het geval. De bon wordt één keer ingevuld en automatisch geregistreerd.
2. Geen kwijtgeraakte of onleesbare werkbonnen meer
Met fysieke exemplaren van werkbonnen is kwijtraken een reële mogelijkheid die het administratieve proces in de weg kan zitten. Ook kunnen bonnen (deels) onleesbaar ingevuld zijn of nat worden. Met een digitale werkbon zijn deze problemen verleden tijd en kan de factuur meteen na het invullen van de werkbon opgemaakt en verstuurd worden.
3. Foto’s van voor en na het werk bijvoegen
Met de digitale apps is het mogelijk om foto’s toe te voegen aan de werkbon. Zo kan je buitendienstmedewerker dus foto’s aanleveren van de situatie ter plekke van vóór en nadat het werk gedaan is. Op deze manier kunnen eventuele misverstanden of conflicten sneller uit de wereld geholpen worden.
4. Direct afrekenen met de klant
Naast dat de klant ook een digitale bon gewoon kan aftekenen, is het vaak ook mogelijk om direct af te rekenen. Hiervoor wordt meestal de mobiele betaaldienst SumUp gebruikt. Dit werkt efficiënt, want de klant weet dan nog precies waar hij voor betaalt en jouw administratieve medewerkers hoeven niet achter het geld aan te zitten.
5. Weten of je medewerker op schema ligt
De planner of administrateur is door het digitale systeem beter op de hoogte van waar de buitendienstmedewerker zich bevind en of deze op schema ligt. Bij ondertekening en verzending van de werkbon weet je immers dat hij aan het afronden is bij de klant. Zo is beter in de gaten te houden of alles volgens planning verloopt, of dat er bijgestuurd moet worden.
6. Digitaal staat professioneel
De indruk die je achterlaat bij je klant is van groot belang voor eventuele toekomstige opdrachten. Professionaliteit en efficiëntie zijn daarbij belangrijke factoren. Met een digitale werkbon laatje een betere indruk achter dan met een stuk papier. Ook is het makkelijk om op deze manier een digitale kopie van de werkbon per mail naar de klant te sturen voor diens eigen administratie.
Daarnaast zijn er natuurlijk nog meer voordelen op te noemen van het werken met digitale werkbonnen. Je kunt bijvoorbeeld gebruikte materialen registreren. Dat zou anders een aparte registratie zijn. Het scheelt je dus op verschillende manieren veel tijd. Ook is het vaak mogelijk om een automatisch gegenereerd overzicht van al je klussen van een dag te krijgen. Dat creëert voor de planner meer overzicht wanneer er verschillende buitendienstmedewerkers op pad zijn. Daarnaast functioneert het systeem van digitale werkbonnen ook als een indirecte urenregistratie. De uren die jouw medewerker maakt en de uren die aan een klus besteed worden, worden zo automatisch verantwoord. Alle reden dus om van het papier af te gaan en volledig op digitale werkbonnen over te stappen!